Esta es una herramienta de conciliación financiera que permite a los administradores de propiedades crear, personalizar y finalizar estados de cuenta mensuales para cada propietario, mostrando ingresos por alquileres, comisiones, gastos e impuestos en un solo lugar.
¿Qué es un Estado de Cuenta para Propietarios?
Un Estado de Cuenta para Propietarios es un resumen financiero mensual que se prepara para cada propietario. Reúne los datos financieros de un período determinado en un único documento y, una vez finalizado, se comparte con el propietario a través de su Portal de Propietarios.
Cada estado de cuenta muestra los siguientes totales:
Ingresos por alquiler: ganancias brutas provenientes de las reservas durante el período seleccionado, según el método de cálculo elegido y antes de deducir las comisiones del canal.
Comisión del administrador (PM Commission): la tarifa que cobra el administrador por gestionar la propiedad.
Gastos y ajustes: costos asumidos y créditos aplicados.
Impuestos: impuestos calculados sobre las comisiones del administrador y los gastos.
Monto a pagar al propietario: la cantidad final que debe recibir el propietario.
Cada estado de cuenta está asociado a una única propiedad, un único propietario y un período específico, normalmente un mes.
¿Por qué utilizar los Estados de Cuenta para Propietarios?
Sustituya hojas de cálculo y conciliaciones manuales por registros estructurados en un único lugar.
Mantenga informados a los propietarios mediante estados de cuenta publicados que pueden consultar desde su portal.
Conserve un historial de versiones cuando se editen estados de cuenta ya finalizados.
Gestione múltiples marcas y cambios en los contratos sin perder la precisión histórica.
Roles y permisos
Los siguientes roles cuentan con estos permisos:
Propietario de la cuenta y Administrador: pueden configurar los ajustes del negocio y finalizar estados de cuenta.
Contador (Accountant): Puede finalizar estados de cuenta.
Propietario de la propiedad: Tiene acceso de solo lectura a sus estados de cuenta finalizados desde el Portal de Propietarios.
Nota: Los estados de cuenta con estado "Abierto" o "En revisión" no son visibles para los propietarios. Solo los estados finalizados pueden ser vistos por ellos.
Configuración recomendada antes de crear el primer estado de cuenta
Antes de generar el primer estado de cuenta, se recomienda que:
El propietario haya sido invitado y haya aceptado la invitación.
Se ha definido al menos una marca en Perfil > Configuración del negocio.
Se ha establecido la fecha de inicio del contrato actual para la propiedad.
Se ha creado un perfil fiscal en Perfil > Configuración del negocio.
Se ha asignado el perfil fiscal y la marca correspondientes al modelo de negocio de la propiedad.
Configuración del Negocio
La Configuración del Negocio está disponible únicamente para el propietario de la cuenta en Perfil > Configuración del negocio.
Esta sección contiene la configuración general utilizada para los Estados de Cuenta para Propietarios, incluyendo:
Moneda base
Método de cálculo
Marcas
Perfiles fiscales (impuestos)
Moneda base
La moneda base es la moneda principal utilizada en la cuenta. También se utiliza como parte de la configuración financiera relacionada con los estados de cuenta.
Las reservas y los gastos pueden estar en una moneda diferente a la moneda utilizada en el estado de cuenta. Cuando esto ocurre, iGMS solicita las tasas de conversión correspondientes. Para conocer las reglas de conversión, incluyendo el uso de la tasa del último día del período para estados finalizados y una fecha cercana al día actual para estados abiertos, consulte la sección Conversión de moneda en el artículo Cálculo de Estados de Cuenta para Propietarios.
Método de cálculo
El método de cálculo controla cómo se asignan las reservas a los estados de cuenta. Esta configuración determina en qué período aparecerá cada reserva. Los métodos disponibles son:
Por fecha de check-in:
El ingreso total por alquiler y la comisión total del administrador se asignan al estado de cuenta que contiene la fecha de check-in, o la primera fecha que corresponda al período del estado.
Por fecha de check-out: El ingreso total por alquiler y la comisión total del administrador se asignan al estado de cuenta que contiene la fecha de check-out.
Por fechas de estancia: Los importes se distribuyen proporcionalmente entre los distintos estados de cuenta según la cantidad de noches que correspondan a cada período.
Marcas
Las marcas permiten agrupar propiedades bajo diferentes nombres comerciales. Un ejemplo común es una misma cuenta que opera con dos marcas distintas, como "Cozy" y "Fiddler".
Las marcas pueden editarse, pero no eliminarse, por lo que se recomienda configurarlas cuidadosamente desde el inicio.
Cada marca puede incluir información como:
Nombre de la marca
Ubicación
Correo electrónico
Número de teléfono
Logotipo
La marca seleccionada aparecerá en los Estados de Cuenta para Propietarios.
Perfiles fiscales
Los perfiles fiscales definen qué impuestos se aplican a los cálculos de los estados de cuenta. Se utilizan para calcular impuestos sobre:
La comisión del administrador
Los servicios asociados a dicha comisión
Los gastos
Posteriormente, un perfil fiscal puede seleccionarse dentro de la configuración del modelo de negocio de una propiedad desde la pestaña Administración.
Configuración de estados de cuenta a nivel de propiedad
La configuración específica de los estados de cuenta para cada propiedad se gestiona desde el editor de propiedades, en la pestaña Administración.
Propietario de la propiedad
Cada propiedad puede tener asignado un único propietario.
Una propiedad no puede tener dos propietarios dentro del mismo equipo. Si en la práctica la propiedad pertenece a más de una persona, deberá crearse un equipo independiente con un propietario diferente.
Fecha de inicio del contrato actual
La fecha de inicio del contrato actual es la fecha a partir de la cual entra en vigor el acuerdo vigente con el propietario.
Esta fecha interactúa con las ramas de estados de cuenta y la lógica de fechas de transición. Para obtener más información sobre cómo funciona este mecanismo, consulte la sección Ramas de Estados de Cuenta en el artículo Cálculo de Estados de Cuenta para Propietarios.
Configuración del modelo de negocio
La configuración del modelo de negocio se encuentra en la pestaña Administración de la propiedad.
Para acceder a ella, haga clic en Cambiar dentro de la tarjeta Modelo de Negocio.
Desde esta página puede configurar:
El tipo de modelo de negocio.
La configuración de la comisión del administrador (PM Commission).
El perfil fiscal.
La marca (Brand).
La configuración de los estados de cuenta.
¿Cómo se aplican las configuraciones a las reservas?
Una reserva siempre se calcula utilizando la configuración del primer estado de cuenta en el que apareció por primera vez.
Esto incluye:
El modelo de negocio utilizado para calcular la comisión del administrador.
Los porcentajes de comisión configurados.
La configuración de asignación temporal de reservas.
Todas las configuraciones de reparto o distribución (split shares).
Si posteriormente modifica cualquiera de estas configuraciones, solo las nuevas reservas (es decir, aquellas que aún no han aparecido en ningún estado de cuenta) utilizarán los ajustes actualizados.
Las reservas que ya hayan aparecido en un estado de cuenta conservarán su configuración original en todos los estados de cuenta futuros en los que participen.
Los cambios en las reservas se corrigen en cálculos posteriores.
Al calcular cada estado de cuenta, el sistema compara el importe que ya se ha pagado con el importe que debería haberse pagado al final del período del estado de cuenta.
Esto permite corregir los importes cuando una reserva ha sido modificada después de haber aparecido en un estado de cuenta anterior.
Por ejemplo, si una reserva cambia después de un período ya contabilizado, el sistema puede reflejar la diferencia en el estado de cuenta correspondiente a un período posterior, en lugar de tratar la reserva como si fuera completamente nueva.
Configuración de la comisión del administrador
La forma de configurar la comisión depende del modelo de negocio seleccionado para la propiedad en la pestaña Administración (Management) dentro de la configuración del modelo de negocio.
Modelo 1: Ninguno
Si el modelo de negocio está configurado como None, la comisión del administrador será siempre cero para todas las reservas.
Los ingresos por alquiler seguirán apareciendo en el estado de cuenta y el cálculo del importe a pagar al propietario continuará funcionando normalmente. La única diferencia es que la línea correspondiente a la comisión del administrador mostrará un valor de cero.
Esta opción es útil si desea utilizar los estados de cuenta únicamente para registrar ingresos por alquiler, gastos y el importe a pagar al propietario, sin aplicar ninguna comisión de gestión.
Modelo 2: Básico
En el modelo Basic, la base utilizada para calcular la comisión del administrador es el valor de Alojamiento después de descuentos, también conocido como precio base.
En este modelo se configura:
El porcentaje de comisión.
Una tarifa mínima por reserva.
Configure lo siguiente:
Porcentajes específicos por plataforma: Configure porcentajes para las plataformas de reserva que desee utilizar en su cuenta. Cuando una reserva provenga de una plataforma configurada, se aplicará el porcentaje correspondiente a esa plataforma.
Porcentaje para otras plataformas: Es un porcentaje de respaldo que se utiliza cuando una reserva proviene de una plataforma que no ha sido configurada explícitamente.
Comisión mínima del administrador por reserva:
Es un importe mínimo garantizado. El sistema primero calcula la comisión basada en el porcentaje configurado y luego la compara con este importe mínimo. Si la comisión calculada es inferior al mínimo establecido, se utilizará el importe mínimo.
En cualquier caso, la comisión nunca podrá superar el valor de Alojamiento después de descuentos de esa reserva.
La fórmula es:
Comisión del administrador = mínimo (Alojamiento después de descuentos, máximo (porcentaje × base, Comisión mínima por reserva))
Modelo 3: Avanzado
En el modelo Advanced, la comisión total del administrador está compuesta por dos partes que se suman entre sí:
Comisión total del administrador = Parte básica + Parte de reparto
Donde:
Parte básica: Se calcula de forma similar al modelo Basic.
Parte de reparto: Corresponde a una distribución adicional configurada según las reglas de reparto definidas para la propiedad.
Parte básica
Seleccione la base sobre la cual se aplicará el porcentaje de comisión.
Bases disponibles:
Alojamiento después de descuentos: Precio base de la reserva después de aplicar descuentos.
Tarifa de limpieza: Cargo de limpieza asociado a la reserva.
Tarifa por mascotas: Cargo aplicado por alojar mascotas.
Tarifa de ropa de cama: Cargo correspondiente a ropa de cama y textiles.
Otras tarifas para huéspedes: Cargos adicionales al huésped que no encajan en las categorías anteriores.
Comisión del canal al anfitrión: Comisión cobrada por la plataforma de reservas.
Comisión de procesamiento de pagos: Costos cobrados por las pasarelas o procesadores de pago.
Importe de resoluciones cerradas: Suma de los importes de resoluciones cerradas provenientes de transacciones y de la propia reserva. Disponible únicamente para Airbnb.
Reservas canceladas: Para reservas canceladas, utiliza el pago esperado total como base de cálculo. Para reservas no canceladas, este valor será siempre cero.
Ingresos no reconocidos: Actualmente, siempre tiene un valor de cero. En futuras versiones podrá configurarse o modificarse.
Después de seleccionar la base, deberá definir el porcentaje que se aplicará.
Las mismas reglas de mínimo y límite máximo del modelo Basic se aplican a esta parte básica de la comisión avanzada.
Comisión mínima por reserva
La opción Minimal PM Commission per Reservation establece el importe mínimo para el cálculo de la comisión básica.
En el modelo Basic, la comisión calculada nunca puede superar el valor de Accommodation after discounts.
En el modelo Advanced, la comisión básica utiliza exactamente la misma fórmula que el modelo Basic, mientras que la comisión por reparto (Split Share) se calcula por separado y luego se suma al resultado.
Parte de reparto
Puede agregar tantos componentes de reparto como necesite.
Para cada componente, deberá definir el porcentaje que corresponderá al administrador de la propiedad.
Componentes disponibles:
Tarifa de limpieza
Tarifa por mascotas
Tarifa de ropa de cama
Otras tarifas de huéspedes
Importe de resoluciones cerradas
Reservas canceladas
Ingresos no reconocidos
La comisión por reparto se calcula sumando:
Porcentaje × Importe del componente
Para cada uno de los componentes configurados.
Importante: Un mismo componente no puede utilizarse simultáneamente:
Como base de la Parte Básica, y
Como componente de la Parte de Reparto.
Debe elegirse una sola opción para cada componente.
Reparto mínimo para la tarifa de limpieza
Para el componente Cleaning Fee dentro del Split Share, puede establecer un importe mínimo fijo de reparto.
Nota: El campo de importe mínimo solo puede modificarse cuando el administrador conserva el 100% de la tarifa de limpieza.
Si la tarifa de limpieza se comparte de cualquier manera con el propietario, el campo de importe mínimo quedará bloqueado y no podrá modificarse.
Impuestos
Los perfiles fiscales se crean en Perfil > Configuración del Negocio y se asignan a cada propiedad a través de la configuración del modelo de negocio en la pestaña Administración de la propiedad.
La versión actual utiliza un único modelo fiscal: el propietario es quien figura como responsable fiscal de los impuestos, no el administrador de la propiedad. Por lo tanto, los impuestos se reflejan en la parte correspondiente al propietario dentro del estado de cuenta.
Los impuestos incluidos en el estado de cuenta se calculan utilizando el perfil fiscal asignado a la propiedad.
Estos impuestos pueden aplicarse a:
La comisión del administrador.
Los servicios asociados a la comisión del administrador.
Los gastos.
Reglas fiscales específicas para gastos clasificados como:
Servicios
Suministros
La fórmula completa de cálculo de impuestos se encuentra detallada en el artículo Cálculo de Estados de Cuenta para Propietarios.
Marca utilizada en los estados de cuenta
Las marcas se crean en Perfil > Configuración del Negocio y se asignan a cada propiedad mediante la configuración del modelo de negocio en la pestaña Administración.
La marca seleccionada aparecerá en el Estado de Cuenta para Propietarios. Esto permite que los equipos que gestionan propiedades bajo diferentes nombres comerciales mantengan los estados de cuenta alineados con la marca correcta de cara al propietario.
Configuración de los estados de cuenta
La configuración de los estados de cuenta se realiza desde la configuración del modelo de negocio de la propiedad.
Entre las configuraciones disponibles se incluyen:
Detalles de las reservas: Permite elegir qué información de las reservas se mostrará en el estado de cuenta, por ejemplo:
Nombre del huésped
Fechas de la reserva
Plataforma de origen (Airbnb, Booking.com, VRBO, etc.)
Número de noches
Incluir reservas con saldo cero: Permite incluir en los estados de cuenta aquellas reservas cuyo saldo final sea igual a cero.
Crear, editar y finalizar un estado de cuenta
Estados de un estado de cuenta
Abierto: El estado de cuenta está siendo preparado. Puede editarse libremente y no es visible para el propietario.
En revisión: El estado de cuenta ya fue preparado y está siendo revisado antes de su publicación definitiva. Todavía no es visible para el propietario.
Finalizado: El estado de cuenta ha sido publicado y ya puede ser visualizado por el propietario a través de su Portal de Propietarios.
Reemplazado: Corresponde a una versión anterior de un estado de cuenta que ya había sido finalizado y posteriormente fue modificado. Se conserva únicamente con fines históricos y de auditoría.
Control de versiones
Cuando se edita un estado de cuenta ya finalizado y se guardan los cambios, el sistema crea automáticamente una nueva versión del documento.
La versión anterior se marca como Reemplazada y permanece almacenada en el historial, permitiendo mantener un registro completo de auditoría sobre todos los cambios realizados en estados de cuenta ya publicados.
Finalización del estado de cuenta
Solo el Propietario de la Cuenta y los usuarios con el rol de Contador pueden finalizar un estado de cuenta.
Para finalizar un estado de cuenta, debe abrir el estado que actualmente se encuentra en estado "En Revisión" utilizando el botón "Ver" y, una vez dentro, hacer clic en el botón "Finalizar".
Reabrir un período finalizado
Si necesita agregar un gasto o realizar una corrección después de haber finalizado un estado de cuenta:
Abra el estado de cuenta finalizado.
Haga clic en Reabrir período.
Realice los cambios necesarios.
Finalice nuevamente el estado de cuenta.
Nota: No es posible eliminar gastos que formaban parte de la versión originalmente finalizada. Después de reabrir el período, puede editar gastos existentes o agregar nuevos, pero los gastos incluidos en la versión finalizada original permanecerán registrados en el historial.
Gastos y ajustes
Puede registrar gastos y ajustes desde dos ubicaciones:
La pestaña dedicada de Gastos y Ajustes.
Directamente dentro de un estado de cuenta.
Convención de signos
Los gastos se registran como valores positivos. Representan dinero que usted gastó en nombre de la propiedad, por ejemplo:
Compra de suministros.
Contratación de servicios.
Préstamos o adelantos realizados para la propiedad.
Los créditos se registran como valores negativos. Representan:
Reembolsos.
Compensaciones.
Importes devueltos al propietario.
Categoría
Cada gasto debe clasificarse en una de las siguientes categorías:
Servicio: Corresponde a mano de obra o servicios prestados.
Ejemplo:
Pago a un técnico para reparar un calentador.
Suministros: Corresponde a bienes físicos adquiridos para la propiedad.
Ejemplo:
Compra e instalación de una ventana de reemplazo.
La categoría es importante porque afecta el cálculo de impuestos. El perfil fiscal asignado a la propiedad define reglas tributarias diferentes para Servicios y Suministros.
Concepto y descripción
Es un título breve que identifica el gasto.
Ejemplo:
Reemplazo de ventana
Perfil fiscal
El perfil fiscal se hereda automáticamente de la propiedad y no puede modificarse individualmente para cada gasto.
Sin embargo, es posible agregar impuestos personalizados que se apliquen únicamente a ese gasto específico.
Reglas de edición
Los gastos pueden tener dos estados:
Borrador:
Puede modificarse.
Puede eliminarse.
Finalizado:
No puede modificarse.
No puede eliminarse.
Si necesita realizar una corrección en un gasto finalizado, deberá crear un nuevo registro de tipo Crédito.
Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Pueden dos propietarios compartir una misma propiedad dentro del mismo equipo?
No. Cada propiedad puede tener un único propietario asignado. Si la propiedad pertenece a varias personas, deberá crearse un equipo separado con un propietario diferente.
¿Qué ocurre si cambio la configuración de mi comisión de administración a mitad de año?
Las reservas siempre utilizan la configuración vigente en el primer estado de cuenta en el que aparecieron.
Las reservas ya incluidas en estados de cuenta conservarán sus configuraciones originales, mientras que las nuevas reservas utilizarán la configuración actualizada.
¿Puedo eliminar una marca?
No. Las marcas solo pueden editarse, pero no eliminarse.
¿Los propietarios pueden editar un estado de cuenta?
No. Los propietarios solo tienen acceso de lectura a los estados de cuenta finalizados.
¿Qué modelo de negocio debería elegir?
Ninguno: No cobra comisión de administración.
Básico: Si cobra un porcentaje fijo sobre el importe de la reserva y desea configurar porcentajes específicos por plataforma.
Avanzado: Si su contrato contempla diferentes porcentajes según el tipo de tarifa o utiliza una base de cálculo personalizada.
Solución de problemas
No puedo finalizar un estado de cuenta.
Verifique si existen períodos anteriores que aún permanezcan abiertos.
Los estados de cuenta deben finalizarse siguiendo un orden cronológico.
Los importes no coinciden con lo que espera el propietario.
Revise los siguientes elementos:
Fecha de inicio del contrato actual.
Modelo de negocio configurado.
Porcentajes específicos por plataforma.
Configuración de la comisión mínima por reserva.
Para una explicación detallada de los cálculos, consulte el artículo Property Owner Statement Calculation.
Una reserva parece haber utilizado configuraciones de comisión incorrectas.
Las reservas conservan la configuración correspondiente al primer estado de cuenta en el que aparecieron.
Verifique si la reserva fue incluida inicialmente cuando aún existían configuraciones anteriores.
No puedo editar un gasto dentro de un estado de cuenta.
Probablemente el estado de cuenta ya esté finalizado.
Haga clic en Reabrir período antes de intentar realizar modificaciones.
¿Tiene más preguntas?
No dude en ponerse en contacto con nosotros en [email protected]. Estaremos encantados de ayudarle de la mejor y más rápida manera posible.